Wie lege ich im Nachunternehmer-Portal Inventar, Mitarbeiter und Leistungen an?

Maschinen, Mitarbeiter und Leistungen legen Sie im Nachunternehmer-Portal unter „Stammdaten" an, dem unteren Teil der linken Menüleiste. Das sind die Angaben, die Sie einmal erfassen und danach bei jedem Auftrag wiederverwenden. Die Reihenfolge lohnt sich: Einige Auswahllisten sind leer, solange das Darunterliegende fehlt. Wie Sie überhaupt ins Portal kommen und wie Sie Ihr Firmenprofil und den Modus einstellen, steht im Artikel Wie starte ich im Nachunternehmer-Portal?

Welche Bereiche hat das Portal?

Die Menüleiste hat zwei Teile. Oben das Tagesgeschäft:

• „Dashboard": offene Anfragen, nächste Einsätze, aktuelle Aufträge, offene Mietanfragen und die Auslastung Ihrer Maschinen im gewählten Zeitraum.
• „Anfragen": der Posteingang für Marktplatz-Anfragen. Hier prüfen Sie eine Anfrage und geben ein Angebot ab.
• „Kalender": die Planung von Maschinen und Personal, als Wochen-, Monats- oder Jahresansicht.
• „Einsätze": die Übersicht aller Einsätze. Hier legen Sie über „Neuer Einsatz" auch einen einzelnen Termin an.
• „Aufträge": beauftragte Dienstleistungen, mit Mengen, Leistungsnachweis und Rechnung.
• „Vermietungen": Mietvorgänge von der Anfrage bis zur Rückgabe.
• „Nachrichten": der Draht zum Auftraggeber, immer am jeweiligen Vorgang.

Unten der Bereich „Stammdaten":

• „Inventar": Ihre Maschinen, Geräte, Fahrzeuge und Werkzeuge.
• „Maschinentypen": die Gerätearten, aus denen Sie auswählen.
• „Leistungen": was Sie anbieten, mit Preisen und Einsatzgebiet.
• „Mietkonditionen": Ihre allgemeinen Regeln fürs Vermieten.
• „Anfahrtskosten": Ihr Standard für die Anfahrt bei Dienstleistungen.
• „Stornobedingungen": was eine Absage kostet, gestaffelt nach Vorlauf.
• „Mitarbeiter": Ihr Personal und dessen Zugang zur App.
• „Kunden": Ihre Auftraggeber.

Die blauen Zahlen neben einem Menüpunkt sagen, wo etwas auf Sie wartet.

In welcher Reihenfolge richte ich ein?

1. Maschinentypen, wenn Ihnen in der Standardliste etwas fehlt.
2. Inventar, also Ihre einzelnen Maschinen.
3. Mitarbeiter, damit Sie Personal zuweisen und Einsätze planen können.
4. Leistungen, mit Preisregeln und Einsatzgebiet.
5. Mietkonditionen, Anfahrtskosten und Stornobedingungen als Ihre allgemeinen Regeln.

Zwei Abhängigkeiten sind der Grund für diese Folge. Der Kasten „Zugewiesene Mitarbeiter" erscheint im Maschinenformular erst, wenn mindestens ein Mitarbeiter angelegt ist. Und die Liste „Benötigte Maschinentypen" an einer Leistung zeigt nur, was als Maschinentyp vorhanden ist. Haben Sie die Maschinen zuerst erfasst, gehen Sie danach noch einmal in die Maschine und setzen die Haken beim Personal.

Wofür brauche ich Maschinentypen?

Ein Maschinentyp ist die Geräteart, also zum Beispiel Rüttelplatte oder Fugenschneider. Unter „Maschinentypen" sehen Sie zwei Blöcke: „Eigene Maschinentypen", die Sie selbst pflegen, und darunter „Standard-Maschinentypen". Die zweiten sind plattformweit vorgegeben und nicht bearbeitbar. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Geräteart dort schon steht.

Verwendet werden die Typen an zwei Stellen: im Inventar als Zuordnung der einzelnen Maschine und an einer Leistung bei „Benötigte Maschinentypen". Beides ist optional. Im Leistungsformular können Sie einen fehlenden Typ auch direkt über das Feld „Neuen Maschinentyp anlegen" ergänzen, ohne die Seite zu wechseln.

Wie lege ich eine Maschine an?

Klicken Sie auf „Inventar" und oben rechts auf „Inventar anlegen". Das Formular ist in Abschnitte geteilt:

• „Allgemein": Kategorie, Name, Bilder, Maschinentyp, Einsatzradius für die Disposition und ein Feld „Beschreibung / Kapazität" mit bis zu 500 Zeichen. Pflicht ist der Name. Das erste Bild ist das Vorschaubild im Marktplatz, erlaubt sind bis zu 5 MB pro Bild.
• „Kapazität & Auslastung": Leistung pro Stunde und Stunden pro Tag. Die erste Angabe hilft bei der Aufwandsschätzung in Angeboten, die zweite ist die Grundlage der Auslastungsrechnung auf Ihrem Dashboard.
• „Vermietung": nur nötig, wenn Sie das Gerät vermieten wollen. Dafür setzen Sie den Haken „Vermietung anbieten" und hinterlegen Preise, Buchungsmodus und bei Bedarf abweichende Konditionen für genau diese Maschine.
• „Stammdaten": Seriennummer, Hersteller, Baujahr, Kaufdatum und der Termin der nächsten Prüfung.
• „Service-Kontakt" und „Service-Historie": Ihre Werkstattdaten und die durchgeführten Arbeiten. Das ist reine Innenansicht und für Käufer nicht sichtbar.
• „Zugewiesene Mitarbeiter": wer das Gerät fahren darf. Der Abschnitt erscheint nur, wenn Mitarbeiter angelegt sind.

Der Einsatzradius in diesem Formular gilt für Ihre eigene Einsatzplanung. Für Vermietungen zählt der Liefer-Radius aus den Mietkonditionen.

Wie lege ich Mitarbeiter an?

Unter „Mitarbeiter" legen Sie alle an, die Einsätze sehen und abhaken sollen. Pflicht sind „Name" und „Rolle". Die Rollen kommen aus einer Liste, die wir für Sie pflegen. Steht dort nichts zur Auswahl, melden Sie sich kurz bei uns, dann ergänzen wir die passende Rolle.

Freiwillig, aber nützlich sind Telefon und „E-Mail (für App-Zugang)". Ohne E-Mail-Adresse können Sie keine Einladung verschicken. Darunter wählen Sie im Abschnitt „Qualifikationen" die Scheine und Fahrerlaubnisse der Person aus.

In der Liste sehen Sie je Person Name, Rolle, E-Mail, Telefon und den „App-Zugang" mit drei Zuständen: „Kein Zugang", „Einladung läuft" und „Aktiv". Über den Knopf „Einladen" schicken Sie die Einladung los, über „Erneut einladen" noch einmal. Ein Mitarbeiter mit Zugang sieht im Portal ausschließlich seine eigenen Sachen, also „Meine Einsätze", „Mein Kalender" und „Abwesenheiten". Ihre Preise und Kunden bekommt er nicht zu sehen.

Wie lege ich eine Leistung an?

Klicken Sie auf „Leistungen" und auf „Neue Leistung". Pflicht sind „Name", „Kategorie" und mindestens eine Preisregel. Die Kategorien geben wir vor.

Im Abschnitt „Stammdaten" stellen Sie außerdem ein:

• „Buchungsmodus": ob Kunden nur anfragen oder auch sofort buchen können.
• „Vorlauf (Tage)": wie viele Tage Sie mindestens Vorlauf brauchen.
• „Aktiv": ob die Leistung in Ihrem Portal nutzbar ist.
• „Auf Marktplatz anbieten": ob Käufer die Leistung sehen. Dieser Haken lässt sich erst setzen, nachdem wir Ihr Konto für den Marktplatz freigegeben haben.
• „Ohne Vor-Ort-Termin": für reine Schreibtischarbeit. Dann braucht die Leistung kein Einsatzgebiet und es wird keine Anfahrt berechnet.

Die Preisregeln stehen weiter unten im Formular. Jede Regel beantwortet drei Fragen auf einmal: wo Sie arbeiten, was es kostet und ab welcher Menge es günstiger wird. Darunter folgen die beiden optionalen Abschnitte „Benötigte Maschinentypen" und „Benötigte Qualifikationen". Damit halten Sie fest, was ein Einsatz dieser Leistung voraussetzt.

Lässt sich eine Leistung nicht speichern, fehlt meistens die Kategorie oder eine Preisregel ist unvollständig. Scrollen Sie bis zur roten Meldung, dort steht, was fehlt.

Was sollte ich zusätzlich hinterlegen?

Drei Punkte unter „Stammdaten" sind getrennte Formulare und werden leicht vergessen:

• „Mietkonditionen": Ihre allgemeinen Regeln fürs Vermieten. Einzelne Maschinen dürfen davon abweichen.
• „Anfahrtskosten": Grundpreis, Preis pro Kilometer und Frei-Kilometer. Einzelne Preisregeln dürfen davon abweichen.
• „Stornobedingungen": die Staffel für Absagen. Solange hier nichts hinterlegt ist, kann ein Kunde kostenlos stornieren. Das ist der Ausgangszustand jedes neuen Kontos, also lohnt sich dieser Punkt früh. Für eine einzelne Leistung können Sie im Leistungsformular abweichende Bedingungen setzen.

Eine Auswahlliste ist leer. Was tun?

Drei Listen pflegen wir und nicht Sie: die Rollen der Mitarbeiter, die Kategorien der Leistungen und die Qualifikationen. Fehlt dort etwas, das Sie brauchen, melden Sie sich bei uns mit der gewünschten Bezeichnung. Wir ergänzen sie, danach steht sie Ihnen zur Auswahl.

Wenn Sie die Stammdaten nicht selbst eintippen möchten, machen wir das in zwei kurzen Terminen mit Ihnen. Sie müssen dafür nichts vorbereiten.