Erste Schritte im Schulungsportal

Das Schulungsportal ist Ihr Arbeitsbereich als Schulungsanbieter auf RoadPartner. Dort verwalten Sie Kurse, Termine, Trainer und Buchungen. Sie erreichen es unter schulung.roadpartner.de.

Was Sie brauchen: etwa 20 Minuten, Ihr Smartphone für die Anmeldung und die Eckdaten zu Ihren Kursen. Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen, jeder Zwischenstand bleibt gespeichert.

Schritt 1: Ins Portal kommen

Es gibt vier Wege:

• Sie melden sich selbst an. Unter schulung.roadpartner.de/register legen Sie Ihr Konto an. Danach bekommen Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den Sie einmal anklicken. Anschließend schaut unser Team drauf und schaltet Ihr Konto frei. Bis dahin kommen Sie noch nicht rein. Das ist kein Fehler, das dauert in der Regel einen Werktag.
• Wir haben Sie eingeladen. Dann liegt die E-Mail „Ihr Schulungsanbieter-Konto bei RoadPartner“ in Ihrem Postfach. Klicken Sie auf Passwort festlegen und vergeben Sie Ihr Kennwort.
• Sie verkaufen schon Produkte über RoadPartner. Dann melden Sie sich mit Ihren gewohnten Zugangsdaten an, sobald wir den Schulungsbereich für Sie freigeschaltet haben. Ihr Passwort bleibt gleich. Über den Eintrag Händlerportal in der Menüleiste springen Sie zwischen beiden Bereichen hin und her.
• Sie sind Trainer. Trainerinnen und Trainer werden vom Schulungsanbieter eingeladen und legen ihr Konto über den Link in der Einladungsmail an. Sie sehen im Portal nur Mein Plan mit ihren eigenen Terminen.

Einladungslinks gelten sieben Tage. Ist einer abgelaufen, kann der Anbieter unter Trainer die Einladung einfach noch einmal verschicken.

Schritt 2: Anmeldung mit Handy-Code einrichten

Ihr Konto ist nicht nur mit einem Passwort geschützt. Beim Anmelden geben Sie zusätzlich einen sechsstelligen Code ein, den eine App auf Ihrem Handy erzeugt. Fachbegriff dafür ist Zwei-Faktor-Authentifizierung, kurz 2FA. Das gilt für Anbieter und Trainer gleichermaßen, und das Portal richtet es beim ersten Anmelden gleich mit Ihnen ein.

Sie brauchen dafür eine kostenlose App auf dem Smartphone, zum Beispiel Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder 2FAS. Dann:

1. App öffnen und den QR-Code abscannen, den das Portal anzeigt.
2. Den sechsstelligen Code aus der App im Portal eintippen.
3. Die Ersatzcodes abspeichern oder ausdrucken. Das Portal zeigt sie nur ein einziges Mal.

Schritt für Schritt mit Bildern steht das im Artikel Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.

Schritt 3: Trainer, Schulungsorte und Rahmenbedingungen anlegen

Vier Dinge sollten stehen, bevor Sie den ersten Kurs online stellen. Die ersten beiden sind Pflicht, ohne sie geht es nicht weiter:

1. Trainer: wer welche Kurse hält. Ohne mindestens einen Trainer am Termin lässt sich der Termin nicht online stellen. Jeder Trainer bekommt einen eigenen Zugang und sieht nur seine eigenen Termine.
2. Standorte: Ihre Schulungsräume mit Adresse. Für Kurse bei Ihnen im Haus brauchen Sie mindestens einen. Für reine Online-Kurse und für Schulungen beim Kunden brauchen Sie keinen, dort findet die Schulung ja woanders statt.
3. Einsatzgebiet: wie weit Sie für Schulungen zum Kunden fahren. Lassen Sie das Feld leer, gilt: keine Begrenzung. Wichtig: Gemessen wird ab Ihrer Firmenadresse oder ab einem Ihrer Standorte. Ist keins von beidem hinterlegt, kann das Portal nicht rechnen und zeigt Ihre Angebote weiterhin überall an. Das Portal sagt Ihnen auf der Seite, von welchem Punkt aus gerade gemessen wird.
4. Stornobedingungen: welche Fristen gelten und was eine Absage kostet. Einkäufer sehen das vor der Buchung.

Schritt 4: Den ersten Kurs anlegen und online stellen

Zwei Begriffe, die man auseinanderhalten muss: Der Kurs ist die Beschreibung, also Inhalt, Dauer und Abschluss. Der Termin ist der konkrete Durchgang an einem bestimmten Datum, den ein Kunde buchen kann. Ein Kurs ohne Termin taucht im Marktplatz nicht auf, auch wenn er noch so gut beschrieben ist.

1. Unter Kurse einen neuen Kurs anlegen: Titel, Beschreibung, Inhalte, Dauer, Voraussetzungen, Abschluss.
2. Im Reiter Marktplatz eine Kategorie auswählen. Ohne Kategorie lässt sich später nichts online stellen.
3. Einen Termin anlegen: Art des Kurses, Schulungstage, Ort, Trainer, Plätze und Preis.
4. Auf Veröffentlichen klicken. Der Termin ist damit im Marktplatz buchbar.

Diese fünf Dinge prüft das Portal beim Veröffentlichen. Fehlt eines davon, bricht es ab und sagt Ihnen, was es ist:

• mindestens ein Schulungstag,
• mindestens ein Trainer, der einem der Schulungstage zugeordnet ist,
• bei Kursen im eigenen Haus mindestens ein Schulungsort,
• ein Preis über 0 Euro. Wenn Sie mehrere Preise anbieten, zum Beispiel mit und ohne Prüfungsgebühr, muss jeder einzelne davon über 0 stehen,
• eine Kategorie am Kurs.

Vier Arten von Terminen. Beim Anlegen wählen Sie: Präsenz (bei Ihnen im Haus), Online, Hybrid (beides gleichzeitig) oder Inhouse (beim Kunden vor Ort). Präsenz und Hybrid brauchen einen Ihrer Schulungsorte, Online nicht.

Inhouse-Termine legen Sie nicht selbst an. Das Portal lässt das bewusst nicht zu, denn wo geschult wird, weiß erst der Kunde. Ein Inhouse-Termin entsteht automatisch, sobald jemand bucht oder Ihr Angebot annimmt. Anbieten tun Sie so eine Schulung über den Reiter Inhouse im Kurs.

Im Reiter Inhouse stellen Sie vier Dinge ein. Erstens, ob der Kunde sofort buchen kann oder erst anfragen muss. Zweitens, ob Sie pauschal oder pro Teilnehmer abrechnen. Drittens, wie viele Teilnehmer mindestens und höchstens dabei sein dürfen. Viertens, wie viele Tage vorher die Buchung bei Ihnen sein muss. Solange Sie nicht auf Veröffentlichen klicken, steht das Angebot auf Entwurf und niemand sieht es. Und noch ein Punkt, der oft überrascht: Ein reines Anfrage-Angebot bekommt keine eigene Kursseite im Marktplatz. Der Kunde findet es nur, wenn der Kurs schon über einen veröffentlichten Termin oder ein sofort buchbares Inhouse-Angebot sichtbar ist.

Teilnehmernamen. Am Kurs und an jedem Termin stellen Sie ein, wie viele Tage vor Beginn Sie die Namen der Teilnehmer brauchen. Voreingestellt sind sieben Tage. Alle Preise tragen Sie netto ein, also ohne Mehrwertsteuer.

Schritt 5: So läuft der Alltag

• Anfragen: hier landen Anfragen für Schulungen beim Kunden. Sie geben ein Angebot ab oder sagen ab. Reagieren Sie zügig: Nach sieben Tagen ohne Antwort verfällt die Anfrage automatisch und der Kunde bekommt eine Absage vom System. Auch Ihr eigenes Angebot läuft zu dem Datum ab, das Sie hineingeschrieben haben. Danach ist die Anfrage wieder offen.
• Buchungen: alles Gebuchte mit Teilnehmerzahl und Zahlungsstand.
• Teilnehmer: die Namen zu jedem Termin. Fehlen sie, erinnert das Portal zuerst den Besteller. Zwei Tage vor Kursbeginn bekommen auch Sie eine Meldung, damit Sie nachhaken können.
• Kalender: Ihre Planung über alle Termine, Trainer und Standorte hinweg.
• Kurse: bestehende Kurse pflegen und weitere Termine anlegen.

Häufige Fragen

Mein Kurs taucht im Marktplatz nicht auf, woran liegt das?
Fast immer fehlt eines der fünf Dinge aus Schritt 4: ein Schulungstag, ein zugeordneter Trainer, der Schulungsort bei Kursen im eigenen Haus, ein Preis über 0 Euro bei jedem angebotenen Preis oder die Kategorie am Kurs. Und: Ein Kurs ohne veröffentlichten Termin bleibt unsichtbar, egal wie vollständig er beschrieben ist.

Ich will einen Termin beim Kunden anlegen, das Portal lässt mich nicht.
Das ist Absicht. Termine beim Kunden entstehen erst mit der Buchung oder wenn der Kunde Ihr Angebot annimmt. Legen Sie stattdessen im Kurs unter dem Reiter Inhouse ein Angebot an und veröffentlichen Sie es.

Kann ich mein ganzes Kursprogramm auf einmal einspielen?
Ja. Schicken Sie uns Ihre Kursliste als Excel- oder PDF-Datei, den Rest machen wir. Sie schauen anschließend nur noch drüber.

Ein Trainer hat die Einladung nicht bekommen.
Prüfen Sie unter Trainer die hinterlegte E-Mail-Adresse und verschicken Sie die Einladung noch einmal. Ein Blick in den Spam-Ordner lohnt sich auch.

Ich muss einen Termin absagen, was passiert dann?
Sie stornieren den Termin im Portal. Alle Firmen, die gebucht haben, bekommen automatisch eine E-Mail. Was die Absage kostet, richtet sich nach Ihren Stornobedingungen.